AIMA:n mukaan hakijoiden, jotka käyttävät sen verkkoyhteydenottolomakkeita, tulisi varmistaa, että heidän nimensä kirjoitusasu, järjestys ja muotoilu ovat identtiset kaikissa asiakirjoissa ennen kuin he lähettävät tietoja tai selvennyksiä koskevia pyyntöjä.

Virasto varoittaa, että passien, oleskelulupien ja liiteasiakirjojen väliset ristiriitaisuudet voivat johtaa siihen, että hakemukset merkitään lisätarkastettaviksi, mikä voi hidastaa käsittelyä tai vaatia hakijoita toimittamaan lisäasiakirjoja henkilöllisyytensä vahvistamiseksi.

Tämä ongelma on koskenut erityisesti hakijoita maista, joissa nimikäytännöt poikkeavat Portugalissa yleisesti käytetyistä, kuten useat sukunimet, yhdistetyt sukunimet ja etunimien järjestyksen vaihtelut, jotka voivat aiheuttaa eroavaisuuksia, kun tietoja siirretään eri hallintojärjestelmien välillä.

Ohjeet

Ohjeet koskevat oleskelulupahakemuksia, jotka liittyvät portugalinkielisten maiden yhteisön (CPLP) liikkuvuusohjelmaan, muita oleskelulupia, mukaan lukien korkeasti koulutettujen ammattilaisten oleskeluluvat, sekä viisumin voimassaolon jatkamispyyntöjä.

Público Brazilin mukaan hakemukset, jotka sisältävät tarkat tiedot, käsitellään yleensä nopeammin. AIMA kehotti hakijoita myös varmistamaan, että kaikki vaaditut asiakirjat on ladattu oikein ennen hakemuksen lähettämistä, ja muistutti, että verkkolomakkeella on kokorajoituksia.

Jos epäjohdonmukaisuuksia on jo ilmennyt, hakijoita kehotetaan ilmoittamaan asiasta AIMA:lle mahdollisimman pian ja toimittamaan todisteet siitä, että eri asiakirjat koskevat samaa henkilöä.

Lisäksi virasto selitti, että virheiden korjaaminen jo alkuvaiheessa katsotaan helpommaksi kuin muutosten pyytäminen sen jälkeen, kun hakemus on siirtynyt käsittelyvaiheeseen.

Palautustoimenpide

Tämä muistutus on osa AIMA:n pyrkimyksiä parantaa viestintää maahanmuuttajien kanssa digitaalisten kanaviensa kautta, sillä virasto on yhä enemmän turvautunut sosiaaliseen mediaan tiedon jakamiseksi ja käyttäjien auttamiseksi verkossa, mikä on auttanut keventämään paineita puhelinpalveluille, joita on usein kritisoitu pitkistä odotusaikoista.

Virasto vastasi toimintaansa koskeviin valituksiin toteamalla, että valitusten osuus on laskenut huolimatta käsiteltävien tapausten määrän merkittävästä kasvusta.

Virallisten lukujen mukaan valitukset muodostivat noin 0,012 prosenttia käynneistä vuoden 2025 neljän ensimmäisen kuukauden aikana, kun vastaava luku oli noin 0,007 prosenttia vuoden 2026 vastaavana ajanjaksona.

Virasto korosti myös edistymistä käsittelyruuhkan purkamisessa ja totesi käsitteleneensä noin miljoona vireillä ollutta tapausta, järjestäneensä yli 771 000 tapaamista ja myöntäneensä yli 500 000 oleskelulupakorttia.

Lisäksi AIMA lisäsi, että se jatkaa palvelujensa parantamista ja on äskettäin käynnistänyt 208 000 euron arvoisen julkisen tarjouskilpailun maahanmuuttajille tarkoitetun uuden verkkoportaalin kehittämiseksi.

Samalla virasto rekrytoi 46 työntekijää, joista 21 on teknisiä avustajia ja 25 ylemmän tason teknisiä virkamiehiä.