Het idee kwam van Tiago Rodrigues, tweede secretaris van de ambassade en verantwoordelijk voor de consulaire afdeling, die in dit instrument de mogelijkheid zag om de gemeenschap een 100% automatisch systeem te bieden, bestaande uit menu's, waarmee de gebruiker eenvoudig en snel informatie kan krijgen over consulaire handelingen, zonder dat dit personele middelen van de ambassade kost.

"Hier in Brazilië is Whatsapp een primair communicatiemiddel. Iedereen gebruikt het voor persoonlijke, professionele of zakelijke doeleinden. En aangezien onze personele middelen schaars zijn en we zeer veel telefoontjes en e-mails ontvangen, wilden we een instrument gebruiken dat de meeste vragen van mensen kan beantwoorden", verklaarde Lusa Tiago Rodrigues.

In deze tool kan men informatie vinden over de afgifte van burgerkaarten, paspoorten, de nodige documenten, de prijzen van deze consulaire handelingen, alsook over afspraken en tijdstippen.

"Basisvragen die in principe het meest voorkomen", legde de verantwoordelijke van de consulaire afdeling uit.

De antwoorden op deze vragen stonden al op de website van de Ambassade van Portugal in Brasília, maar uit een diagnose bleek dat de internetpagina's "steeds meer institutioneel zijn en minder gebruikt worden door de mensen in hun dagelijks leven", die "Ze willen een functioneel communicatiemiddel hebben, en in Brazilië is Whatsapp dat middel", legde Tiago Rodrigues uit.

"Het is een instrument dat geen beslag legt op de personele middelen van de ambassade, het is volledig gebaseerd op technologie en het lost een probleem op dat we hebben vastgesteld, namelijk een grote behoefte aan informatie bij mensen die onze 'site' niet bezoeken", voegde hij eraan toe, waarbij hij benadrukte dat de feedback "zeer positief" is geweest.

Als de ervaring met dit nieuwe instrument succesvol is, zou het kunnen worden overgenomen door andere consulaire posten in Brazilië en uiteindelijk door de rest van het consulaire netwerk over de hele wereld.

"De winst van dit instrument is onmiddellijk, want mensen die toegang krijgen tot het nummer leren al snel veel van de dingen die zij telefonisch en persoonlijk vragen. We winnen veel met dit instrument en we hopen dat de gemeenschap zich beter geïnformeerd zal voelen over een aantal zaken die tot nu toe anders werden gevraagd. Het is tijdwinst", aldus de Portugese ambassadeur in Brasilia, Luís Faro Ramos.