Переход на безбумажную систему может значительно облегчить жизнь - от контроля над бюджетом до повышения эффективности бизнеса. Но прежде чем переходить на цифровые технологии, необходимо знать, какие инструменты подойдут вам лучше всего.

Почему стоит перейти на безбумажный формат?

Переход на безбумажные документы имеет множество преимуществ. Он экономит ваше время, сокращает расходы, повышает безопасность данных и помогает окружающей среде. Исследование, проведенное организацией Environmental Paper Network, показало, что средний офисный работник ежегодно использует около 10 000 листов бумаги, причем 45 % из них ежедневно оказываются в мусорном ведре. Таким образом, переход на безбумажную бумагу - это не только облегчение жизни, но и построение более эффективного и экологичного будущего.

Переход на цифровые технологии также значительно упрощает работу в команде. Вы можете обмениваться файлами и редактировать их в режиме реального времени, чтобы все всегда были на одной волне. Фактически, предприятия, перешедшие на безбумажный формат, работают примерно на 30 % эффективнее, потому что дела делаются быстрее, а количество ошибок сокращается.

Кроме того, переход на безбумажную работу помогает сохранить окружающую среду. Переход на цифровые системы также упрощает командную работу. Цифровыми файлами легко обмениваться и редактировать их в режиме реального времени, поэтому над одним и тем же документом могут работать сразу несколько человек. Это повышает производительность и снижает количество ошибок, связанных с использованием устаревших файлов. Кроме того, поскольку все большее внимание уделяется защите окружающей среды, переход на безбумажный формат помогает сократить вырубку лесов и снизить выбросы углекислого газа.

По данным Агентства по охране окружающей среды (EPA), бумажные отходы составляют около 25 % отходов на свалках и 33 % муниципальных отходов. Сокращение использования бумаги помогает сократить вырубку лесов и снизить выбросы углекислого газа. И что самое приятное? Цифровые файлы более безопасны, поскольку их можно зашифровать, создать резервную копию и защитить от повреждений.

Онлайн-решения для электронной подписи

Исследования показывают, что предприятия, использующие инструменты электронной подписи, могут оформлять документы на 80 % быстрее. Подписание документов в режиме онлайн стало более распространенным, чем когда-либо. Больше не нужно распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документы по электронной почте. Вместо этого вы можете использовать такие инструменты для безопасного и законного добавления электронных подписей к своим файлам.

PDFinity: Благодаря встроенной функции электронной подписи вы можете легко добавлять подписи к контрактам, соглашениям или финансовым документам. Простой и удобный дизайн делает его лучшим выбором как для личного, так и для делового использования.

Инструменты финансового планирования и бюджетирования

Управление финансами в Интернете - это не только работа с документами. Приложения для составления бюджета и инструменты планирования значительно упрощают работу. На самом деле, более 80% ведущих компаний используют специальное программное обеспечение для планирования, в то время как 40% менее успешных компаний все еще используют Excel.

Mint и YNAB (You Need A Budget): Эти приложения отлично подходят для контроля за расходами, составления бюджета и постановки финансовых целей. Они просты в использовании, а их функции автоматического отслеживания делают управление деньгами простым, независимо от того, начинаете ли вы или уже являетесь профессионалом.

Personal Capital: Если вы ищете что-то более комплексное, Personal Capital предлагает вам инструменты для составления бюджета и отслеживания инвестиций. Соединив все ваши финансовые счета, вы получите четкую общую картину вашего финансового состояния.

Инструменты для обеспечения безопасности и конфиденциальности данных

По данным IBM, средняя стоимость утечки данных в 2024 году составит 4,88 миллиона долларов, что подчеркивает важность использования безопасных инструментов. Поскольку все больше людей полагаются на цифровые инструменты, сохранение безопасности и конфиденциальности финансовых данных становится как никогда важным.

Кредиты: envato elements;

NordVPN и IPVanish: Эти VPN защищают ваши данные при использовании публичных сетей, что обеспечивает конфиденциальность и безопасность вашей информации. Их надежное шифрование добавляет дополнительный уровень защиты, что очень полезно для управления финансами в Интернете.

Bitwarden и LastPass: Эти менеджеры паролей обеспечивают безопасность ваших учетных записей, создавая и сохраняя надежные, уникальные пароли для всех ваших финансовых приложений. Они также упрощают работу с помощью удобных функций автозаполнения.

PDFinity: Средства шифрования помогут сохранить конфиденциальные документы в безопасности. Функции обеспечения конфиденциальности и управления документами в одном месте - это надежное решение "все в одном".

Программное обеспечение для онлайн-платежей и выставления счетов

PayPal утверждает, что более 50 %всех онлайн-транзакций теперь совершаются с помощью мобильных платежей. Обработка платежей и счетов в режиме онлайн позволяет сократить бумажную работу и сделать ее более плавной.

PayPal и Stripe: Эти инструменты упрощают процесс онлайн-платежей, независимо от того, отправляете вы деньги или получаете их. Они хорошо работают с платформами электронной коммерции, что делает их идеальными для онлайн-транзакций.

FreshBooks и QuickBooks: Это лучшие решения для фрилансеров и малого бизнеса. Они предлагают выставление счетов, отслеживание расходов и управление налогами, а также автоматизированные отчеты, которые экономят время и позволяют вести точный финансовый учет.

Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии

Управление финансами в Интернете часто означает подключение платежных систем к бухгалтерскому программному обеспечению, чтобы все было синхронизировано.

Xero и Zoho Books: Эти платформы обладают мощными бухгалтерскими функциями, такими как отслеживание расходов, управление счетами-фактурами и создание финансовых отчетов. Их легко читаемые информационные панели дают вам четкое представление о финансовых показателях.

Wave: Wave - это бесплатный инструмент, который отлично подходит для малого бизнеса и фрилансеров, которым нужна простая бухгалтерия без особых затрат. Простой в использовании дизайн делает его популярным среди новичков. Учитывая, что 64,4 % малых и средних предприятий в США используют бухгалтерское программное обеспечение для упрощения своей финансовой деятельности, становится понятно, почему такие инструменты, как Wave, так полезны.

Заключительные мысли

Переход на безбумажную форму ведения финансов - это не просто тенденция, а разумный способ повысить эффективность, безопасность и устойчивость. Подобные инструменты позволяют легко конвертировать, упорядочивать и защищать документы. Используя правильные инструменты в своей повседневной жизни, вы сможете сделать управление финансами более простым и организованным.