Säkerheten, vädret, maten och marknadsmöjligheterna skapar förutsättningar för utlänningar att bli bosatta, medborgare och företagare i detta vackra land.

Portugal är ett latinamerikanskt land och detta historiska faktum bidrar till en oönskad byråkrati.

Under de senaste 20 åren har de portugisiska myndigheterna gjort stora ansträngningar för att förenkla förfarandena. Ny lagstiftning och nya IT-verktyg har gjort det möjligt att påskynda bolagisering av företag och förbättra deras verksamhet.

Innan jag blev advokat arbetade jag inom IT-branschen. När jag började studera juridik fördjupade jag mig i de teoretiska mekanismer som binder samman den portugisiska ekonomin. Juridik finns för att lösa problem och det gör även IT. Jag tänkte på att göra saker och ting enkla för mina organisationer, baserat på dessa system. Jag hade två jobb och studerade på kvällarna. Jag älskade det. Vissa saker skulle inte fungera och det hände oftast för att lösningen i boken eller i lagen var gjord för ett samhälle som inte längre existerade. Test/felresultat och framgång som smält samman kallas kunskap.

När jag studerade lagen om administrativ effektivitet (Lei da Modernização Administrativa, i kraft sedan 1999) fick jag veta att de nationella myndigheterna tvingades att ta emot ansökningar via e-post, på samma sätt som de tog emot dem i pappersform. Enligt den portugisiska lagen finns det knappast något behov av att gå till en offentlig avdelning, nämligen Finanças (skattemyndighet), Segurança Social (socialförsäkringsmyndighet), SEF (gränskontrollmyndighet) etc., med undantag för de rättsligt obligatoriska handlingar som ska utföras inför en offentlig tjänsteman.

Omkring år 2014 minns jag att jag skickade ett skriftligt försvar via e-post till vägtrafikmyndigheten och fick ett lustigt svar där jag fick veta att jag skulle behöva skicka de fysiska handlingarna per post. Jag svarade att jag enligt lagen sedan 1999 inte behövde göra det. Försvaret godkändes. Var jag den första som gjorde det? Jag kommer aldrig att få veta, men jag vet att det inte var vanligt förekommande. Det finns många andra användbara verktyg som kan användas. Jag minns inte när jag senast postade ett brev.

Det system som kallas Empresa na Hora (företagsbildning på en timme) var en rejäl brytning med det gamla systemet. Portugal har ett av de snabbaste systemen i världen för att bilda ett företag och få det redo att handla. Det måste dock göras på rätt sätt, annars kan det bli en mardröm. Advokater kan förhindra en hel del frustration i denna fråga. Efter godkännandet finns det också juridiska skyldigheter att uppfylla. Numera tillhandahåller i stort sett alla portugisiska myndigheter en digital plattform.

Hur kan vi förbättra oss ännu mer?

Det finns några enkla steg som framgångsrikt kan förbättra de nationella företagens produktivitet.

Finansiell analys.

Företagsledaren behöver inte veta hur man läser komplicerade bokföringsrapporter, men han behöver verkligen känna till företagets kostnader och intäkter i realtid, liksom vissa resultat som vinst, vinstmarginal och skatt som ska betalas. Annars blir det överraskningar i slutet av året. Detta kan göras på det gamla sättet genom att ringa revisorn eller på det nya sättet genom att använda programvara. Jag har alltid föredragit skräddarsydda programvaror. Det tar lite längre tid att genomföra, men det ger bättre resultat. Det är samma sak som att köpa en kostym från regal eller en skräddarsydd kostym. Den sistnämnda passar alltid bättre. Alla pengar som företaget lägger ner på dessa tillämpningar kommer att ge en enorm avkastning.

Grundläggande portugisisk utbildning i bokföring.

Företagsledaren måste ha tillräckliga kunskaper om de gällande redovisningsreglerna, så att han eller hon kan fatta beslut om utgifter, investeringsmöjligheter och skattefördelar. Många besparingar kommer från denna medvetenhet, som den gällande CRÉDITO FISCAL EXTRAORDINÁRIO AO INVESTIMENTO 2, som kommer att möjliggöra en 20-procentig bolagsskatteavdrag baserat på beloppet för operativa tillgångar som köpts mellan den 1 juli 2020 och den 30 juni 2021. Detta kan innebära några år utan att betala bolagsskatt. Men om du inte begär det i slutet av detta år går möjligheten förlorad.

Grundläggande utbildning om rättsliga skyldigheter

Registreringen av den verkliga ägaren, klagomålsboken, registreringen av obligatoriska handlingar och andra rättsliga krav kommer att medföra sanktioner om de inte hanteras korrekt.

Rekrytering av personal

Maskiner kan endast optimera mänskligt arbete. Innan man anställer är det viktigt att förstå om kandidaten delar samma vision. Den mest avancerade tekniken inom affärs- och förvaltningsvetenskapen fungerar endast om det finns ett kollektivt tankesätt. Om anställda ofta kommer och går förlorar man effektivitet.

Den digitala världen. Förvaltningsprogram och professionella fotoscanners i kombination är ett av sätten att omvandla telefonen till kontor. Om du inte kan bearbeta och kontrollera den information du måste hantera finns det ett stort problem i företaget.

Jag har tillämpat dessa principer och tekniker under de senaste 20 åren och det har varit lika utmanande som givande. SUBPRIME och COVID-19 visade oss hur nära vi är dinosaurierna, om vi får använda analogin mot denna sjuka ekonomi.

En sak vet jag: Entreprenörer kommer aldrig att ge upp!

Gustavo Guerreiro
AG INTERNATIONAL | Advokatbyrå
Företagsjurist | Business Intelligence och skattehantering

Digital helpdesk: www.aginternational.eu