Idén kom från Tiago Rodrigues, andra sekreterare vid ambassaden och ansvarig för den konsulära avdelningen, som i detta verktyg såg en möjlighet att förse samhället med ett 100 % automatiskt system bestående av menyer som gör det möjligt för användaren att enkelt och snabbt få information om konsulära handlingar, utan att det går ut över ambassadens personalresurser.

"Här i Brasilien är Whatsapp ett primärt kommunikationsverktyg. Alla använder det för personliga, yrkesmässiga eller affärsmässiga ändamål. Och eftersom våra mänskliga resurser är knappa och volymen av samtal och e-post som vi får är mycket stor, ville vi använda ett verktyg som kan besvara de flesta frågor som människor har", förklarade Tiago Rodrigues för Lusa.

I detta verktyg kan du hitta information om utfärdande av medborgarkort, pass, nödvändig dokumentation, priser för dessa konsulära handlingar samt om möten och tider.

"Grundläggande frågor som i princip är de mest frekventa", förklarade den ansvarige för den konsulära sektionen.

Svaren på dessa frågor fanns redan på webbplatsen för Portugals ambassad i Brasília, men en diagnos visade att internetsidorna är "alltmer institutionella och används allt mindre av människor i deras dagliga liv", vilket "De vill ha ett funktionellt kommunikationsverktyg, och i Brasilien är Whsatsapp det verktyget", förklarade Tiago Rodrigues.

"Det är ett verktyg som inte förbrukar ambassadens personalresurser, det är helt teknikbaserat och löser ett problem som vi har identifierat, nämligen ett stort behov av information hos människor som inte söker sig till vår 'sida'", tillade han och betonade att feedbacken har varit "mycket positiv".

Om erfarenheterna av detta nya verktyg är framgångsrika kan det kopieras av andra konsulära beskickningar i Brasilien och så småningom av resten av det konsulära nätverket runt om i världen.

"Vinsten med detta verktyg är omedelbar, eftersom personer som får tillgång till numret snart lär sig många av de saker som de frågar i telefon och personligen. Vi vinner mycket på det här verktyget och vår förhoppning är att samhället kommer att känna sig mer informerat om ett antal saker som man hittills har frågat på annat sätt. Det är en tidsvinst", sade Portugals ambassadör i Brasília, Luís Faro Ramos.