Volgens AIMA moeten aanvragers die gebruikmaken van de online contactformulieren ervoor zorgen dat de spelling, volgorde en opmaak van hun namen in alle documenten identiek zijn, voordat ze verzoeken om informatie of verduidelijking indienen.

De instantie waarschuwt dat verschillen tussen paspoorten, verblijfsvisa en ondersteunende documenten ertoe kunnen leiden dat aanvragen worden gesignaleerd voor verdere controles, wat de verwerking mogelijk vertraagt of aanvragers ertoe kan verplichten aanvullende documentatie te verstrekken om hun identiteit te bevestigen.

Dit probleem treft met name aanvragers uit landen waar de naamgevingsconventies afwijken van die welke in Portugal gebruikelijk zijn, zoals meerdere achternamen, samengestelde familienamen en variaties in de volgorde van voornamen, wat tot discrepanties kan leiden wanneer informatie tussen verschillende administratieve systemen wordt overgedragen.

Richtlijnen

De richtlijnen gelden voor aanvragen voor verblijfsvergunningen in het kader van de mobiliteit van de Gemeenschap van Portugeestalige Landen (CPLP), andere verblijfsvisa, waaronder die voor hooggekwalificeerde professionals, en verzoeken tot visumverlenging.

Volgens Público Brazil worden aanvragen met correcte informatie over het algemeen sneller afgehandeld. AIMA adviseerde aanvragers ook om te controleren of alle vereiste documenten correct zijn geüpload voordat ze een aanvraag indienen, waarbij werd opgemerkt dat het online contactformulier beperkingen heeft wat betreft de bestandsgrootte.

Indien er al inconsistenties bestaan, worden aanvragers aangemoedigd om AIMA hiervan zo vroeg mogelijk op de hoogte te stellen en bewijsstukken te verstrekken waaruit blijkt dat de verschillende documenten betrekking hebben op dezelfde persoon.

Bovendien legde de instantie uit dat het corrigeren van fouten in een vroeg stadium als eenvoudiger wordt beschouwd dan het aanvragen van wijzigingen zodra een aanvraag in de verwerkingsfase is gekomen.

Hersteloperatie

Deze herinnering maakt deel uit van de inspanningen van AIMA om de communicatie met immigranten via haar digitale kanalen te verbeteren, aangezien het steeds meer gebruikmaakt van sociale media om informatie te verstrekken en gebruikers online bij te staan, waardoor de druk op de telefonische helpdiensten – die vaak bekritiseerd worden vanwege de lange wachttijden – wordt verlicht.

De dienst reageerde op klachten over haar prestaties door erop te wijzen dat het percentage is gedaald, ondanks een aanzienlijke toename van het aantal behandelde zaken.

Volgens officiële cijfers maakten klachten ongeveer 0,012 procent uit van het totale aantal contactmomenten in de eerste vier maanden van 2025, vergeleken met ongeveer 0,007 procent in dezelfde periode in 2026.

Het agentschap benadrukte ook de vooruitgang bij het wegwerken van de achterstand en meldde dat het ongeveer een miljoen lopende zaken heeft afgehandeld, meer dan 771.000 afspraken heeft uitgevoerd en meer dan 500.000 verblijfsvergunningen heeft afgegeven.

Bovendien voegde AIMA eraan toe dat het zijn dienstverlening blijft verbeteren en onlangs een openbare aanbesteding ter waarde van € 208.000 heeft uitgeschreven voor de ontwikkeling van een nieuw onlineportaal speciaal voor immigranten.

Ondertussen werft het agentschap 46 medewerkers aan, waaronder 21 technische assistenten en 25 hogere technische functionarissen.