Secondo l’AIMA, i richiedenti che utilizzano i suoi moduli di contatto online devono assicurarsi che l’ortografia, l’ordine e la formattazione dei propri nomi siano identici in tutti i documenti prima di inviare richieste di informazioni o chiarimenti.

L’agenzia avverte che eventuali discrepanze tra passaporti, visti di soggiorno e documentazione di supporto possono far sì che le domande vengano segnalate per ulteriori controlli, rallentando potenzialmente l’elaborazione o richiedendo ai richiedenti di fornire documentazione aggiuntiva per confermare la propria identità.

Questo problema ha interessato in particolare i richiedenti provenienti da paesi in cui le convenzioni relative ai nomi differiscono da quelle comunemente utilizzate in Portogallo, come nel caso di cognomi multipli, cognomi composti e variazioni nell’ordine dei nomi di battesimo, che possono creare discrepanze quando le informazioni vengono trasferite tra sistemi amministrativi diversi.

Linee guida

Le linee guida si applicano alle domande di permesso di soggiorno legate alla mobilità della Comunità dei Paesi di Lingua Portoghese (CPLP), ad altri visti di soggiorno, compresi quelli per professionisti altamente qualificati, nonché alle richieste di proroga del visto.

Secondo Público Brazil, le domande contenenti informazioni accurate vengono generalmente gestite più rapidamente. L’AIMA ha inoltre consigliato ai richiedenti di verificare che tutti i documenti richiesti siano stati caricati correttamente prima di inviare una richiesta, sottolineando che il modulo di contatto online ha limiti di dimensione.

Qualora sussistano già incongruenze, i richiedenti sono invitati a informare l’AIMA il prima possibile e a fornire prove a sostegno che dimostrino che i vari documenti si riferiscono alla stessa persona.

Inoltre, l’agenzia ha spiegato che correggere gli errori sin dall’inizio è considerato più semplice rispetto alla richiesta di modifiche una volta che la domanda è entrata nella fase di elaborazione.

Operazione di recupero

Questo promemoria rientra nell’impegno dell’AIMA volto a migliorare la comunicazione con gli immigrati attraverso i propri canali digitali, poiché l’agenzia fa sempre più affidamento sui social media per fornire informazioni e assistere gli utenti online, contribuendo ad alleggerire la pressione sui servizi di assistenza telefonica, spesso criticati per i lunghi tempi di attesa.

L’agenzia ha risposto alle lamentele relative alle proprie prestazioni sottolineando che la percentuale di reclami è diminuita nonostante un aumento significativo del numero di casi in fase di elaborazione.

Secondo i dati ufficiali, i reclami hanno rappresentato circa lo 0,012% delle richieste nei primi quattro mesi del 2025, rispetto a circa lo 0,007% nello stesso periodo del 2026.

L’agenzia ha inoltre sottolineato i progressi compiuti nell’operazione di smaltimento dell’arretrato, affermando di aver gestito circa un milione di casi in sospeso, effettuato oltre 771.000 appuntamenti e rilasciato più di 500.000 permessi di soggiorno.

Inoltre, l’AIMA ha aggiunto che continua a potenziare i propri servizi, avendo recentemente indetto una gara d’appalto del valore di 208.000 euro per lo sviluppo di un nuovo portale online dedicato agli immigrati.

Nel frattempo, l’agenzia sta assumendo 46 dipendenti, tra cui 21 assistenti tecnici e 25 funzionari tecnici superiori.