Według AIMA wnioskodawcy korzystający z internetowych formularzy kontaktowych powinni upewnić się, że pisownia, kolejność i formatowanie ich nazwisk są identyczne we wszystkich dokumentach przed złożeniem wniosków o udzielenie informacji lub wyjaśnień.

Agencja ostrzega, że rozbieżności między danymi zawartymi w paszportach, wizach pobytowych i dokumentach uzupełniających mogą spowodować, że wnioski zostaną zakwalifikowane do dalszej weryfikacji, co może spowolnić proces rozpatrywania lub wymagać od wnioskodawców dostarczenia dodatkowej dokumentacji w celu potwierdzenia tożsamości.

Problem ten dotyczy w szczególności wnioskodawców z krajów, w których konwencje nazewnicze różnią się od tych powszechnie stosowanych w Portugalii, takich jak posiadanie wielu nazwisk, złożone nazwiska rodowe oraz różnice w kolejności imion, co może powodować rozbieżności podczas przekazywania informacji między różnymi systemami administracyjnymi.

Wytyczne

Wytyczne dotyczą wniosków o zezwolenie na pobyt związanych z mobilnością w ramach Wspólnoty Krajów Portugalskojęzycznych (CPLP), innych wiz pobytowych, w tym przeznaczonych dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów, a także wniosków o przedłużenie wizy.

Według serwisu Público Brazil wnioski zawierające dokładne informacje są zazwyczaj rozpatrywane szybciej. AIMA zaleca również wnioskodawcom sprawdzenie, czy wszystkie wymagane dokumenty zostały poprawnie załączone przed wysłaniem wniosku, zwracając uwagę, że internetowy formularz kontaktowy ma ograniczenia dotyczące rozmiaru plików.

W przypadku istniejących już niespójności zachęca się wnioskodawców do jak najszybszego powiadomienia AIMA oraz dostarczenia dowodów potwierdzających, że różne dokumenty dotyczą tej samej osoby.

Ponadto agencja wyjaśniła, że poprawianie błędów na samym początku jest uważane za łatwiejsze niż wnioskowanie o zmiany po tym, jak wniosek wszedł już w fazę rozpatrywania.

Operacja naprawcza

Niniejsze przypomnienie stanowi część działań AIMA mających na celu poprawę komunikacji z imigrantami za pośrednictwem kanałów cyfrowych, ponieważ agencja w coraz większym stopniu wykorzystuje media społecznościowe do przekazywania informacji i udzielania pomocy użytkownikom online, co pomaga zmniejszyć obciążenie telefonicznych usług wsparcia, które często były krytykowane za długi czas oczekiwania.

Agencja odpowiedziała na skargi dotyczące swojej pracy, zwracając uwagę, że odsetek skarg spadł pomimo znacznego wzrostu liczby rozpatrywanych spraw.

Według oficjalnych danych skargi stanowiły około 0,012 procent wszystkich zgłoszeń w ciągu pierwszych czterech miesięcy 2025 r., w porównaniu z około 0,007 procent w tym samym okresie 2026 r.

Agencja podkreśliła również postępy w działaniach mających na celu nadrobienie zaległości, informując, że rozpatrzyła około miliona spraw oczekujących na rozpatrzenie, przeprowadziła ponad 771 000 spotkań i wydała ponad 500 000 kart pobytu.

Ponadto AIMA dodała, że nadal usprawnia swoje usługi, ogłaszając niedawno przetarg publiczny o wartości 208 000 euro na stworzenie nowego portalu internetowego przeznaczonego dla imigrantów.

Jednocześnie agencja prowadzi rekrutację 46 pracowników, w tym 21 asystentów technicznych i 25 wyższych urzędników technicznych.