Enligt AIMA bör sökande som använder myndighetens kontaktformulär online se till att stavningen, ordningen och formateringen av deras namn är identiska i alla dokument innan de skickar in förfrågningar om information eller förtydliganden.

Myndigheten varnar för att avvikelser mellan pass, uppehållstillstånd och styrkande handlingar kan leda till att ansökningarna flaggas för ytterligare kontroller, vilket kan fördröja handläggningen eller kräva att sökande lämnar in ytterligare dokumentation för att bekräfta sin identitet.

Detta problem har särskilt drabbat sökande från länder där namngivningskonventionerna skiljer sig från de som vanligtvis används i Portugal, till exempel flera efternamn, sammansatta efternamn och variationer i ordningen på förnamnen, vilket kan skapa avvikelser när information överförs mellan olika administrativa system.

Vägledning

Vägledningen gäller ansökningar om uppehållstillstånd kopplade till rörligheten inom Gemenskapen för portugisisktalande länder (CPLP), andra uppehållstillstånd, inklusive sådana för högt kvalificerade yrkesutövare, samt ansökningar om förlängning av visum.

Enligt Público Brazil behandlas ansökningar som innehåller korrekta uppgifter i allmänhet snabbare. AIMA uppmanade också sökande att kontrollera att alla nödvändiga dokument har laddats upp korrekt innan de skickar in en ansökan, och påpekade att kontaktformuläret online har storleksbegränsningar.

Om det redan finns inkonsekvenser uppmanas sökande att meddela AIMA så tidigt som möjligt och lämna in styrkande handlingar som visar att de olika dokumenten avser samma person.

Dessutom förklarade myndigheten att det anses enklare att rätta till fel redan från början än att begära ändringar när en ansökan väl har gått in i handläggningsfasen.

Återhämtningsinsats

Denna påminnelse är en del av AIMA:s insatser för att förbättra kommunikationen med invandrare via sina digitala kanaler, eftersom myndigheten i allt högre grad har använt sig av sociala medier för att tillhandahålla information och hjälpa användare online, vilket bidrar till att minska trycket på telefonsupporten, som ofta har kritiserats för långa väntetider.

Myndigheten bemötte klagomålen om sin verksamhet genom att påpeka att andelen klagomål har minskat trots en betydande ökning av antalet ärenden som behandlas.

Enligt officiella siffror utgjorde klagomålen cirka 0,012 procent av ärendena under de första fyra månaderna 2025, jämfört med cirka 0,007 procent under samma period 2026.

Myndigheten lyfte också fram framstegen i arbetet med att beta av eftersläpningen och uppgav att man har hanterat cirka en miljon väntande ärenden, genomfört mer än 771 000 möten och utfärdat över 500 000 uppehållstillståndskort.

Vidare tillade AIMA att man fortsätter att förbättra sina tjänster och nyligen har inlett en offentlig upphandling värd 208 000 euro för att utveckla en ny webbportal avsedd för invandrare.

Samtidigt rekryterar myndigheten 46 medarbetare, däribland 21 tekniska assistenter och 25 högre tekniska tjänstemän.